5 tips for en vellykket fleksibel kontordesign for din bedrift
Siden pandemien har det blitt stadig vanligere å jobbe hjemmefra. Ifølge en undersøkelse fra Urbanite Advisors i mai 2021 er den faktiske tilstedeværelsen på arbeidsplassen i Europa bare to dager per uke. I dagens økonomiske situasjon revurderer mange ledere sine behov for kontorplass. Bedrifter går bort fra store arealer og velger modulære og kvalitetsbaserte løsninger – en fleksibel kontordesign. Hva innebærer dette konseptet? Hvilke fordeler gir det? I denne artikkelen får du svarene, samt våre beste tips for hvordan du organiserer et fleksibelt kontor på en effektiv måte.
Hva er fleksibel kontordesign?
Fleksibel kontordesign er en organisasjonsmetode der arbeidsområder tilpasses de ansattes behov. Målet er å skape økt komfort og mer ergonomiske løsninger. Dette oppnås gjennom:
- Åpne og delte arbeidsområder uten faste arbeidsplasser
- Samarbeidsområder og reserverbare møterom
- Stabil internettforbindelse og moderne fasiliteter
- Oppbevaringsløsninger for personlige eiendeler
- Effektiv ressursbruk og optimalisering av tilgjengelig plass
Hvilke fordeler gir fleksibel kontordesign?
Fleksibel kontordesign vokser raskt i popularitet takket være sine mange fordeler.
Produktivitet og trivsel på jobb
I et fleksibelt kontor jobber ansatte i et miljø som svarer til deres behov og preferanser. De kan velge arbeidsplasser som passer oppgaven og bytte plass i løpet av dagen. Denne friheten forbedrer både trivsel, produktivitet og kreativitet.
Plassoptimalisering og kostnadsbesparelser
Ansatte veksler mellom hjemmekontor og fysisk kontor. Arbeidsområder omstruktureres og brukes mer effektivt. Lokalene tilpasses faktisk tilstedeværelse, noe som reduserer arealbehovet og dermed også energiforbruk og leiekostnader.
Hvordan organiserer man et fleksibelt kontor?
For å oppnå ønskede resultater kreves god planlegging av arbeidsmiljøet. Her er noen enkle tips for å skape et fleksibelt kontor med maksimal effekt.
Tips 1: Tilpass designen til bedriftens kultur
Hver organisasjon har sin egen kultur, arbeidsvaner og kommunikasjonsformer. Omstruktureringen bør ta hensyn til dette for å få de ansatte med på endringen. Kreative bedrifter kan ha nytte av coworking-områder, mens virksomheter med fokus på datasikkerhet kan trenge individuelle kontorer.
Tips 2: Involver og lær opp de ansatte
Endringer skaper ofte usikkerhet. Derfor er det viktig å involvere de ansatte i planleggingen. Informer om hensikten og fordelene med omstruktureringen. Etter implementeringen bør du samle inn tilbakemeldinger og tilby opplæring i bruk av de nye områdene og digitale verktøyene.
Tips 3: Utform områder for ulike typer aktiviteter
Et fleksibelt kontor bør tilby ulike miljøer for ulike arbeidsoppgaver:
- Møterom for presentasjoner
- Individuelle kontorer for konsentrasjonskrevende arbeid
- Pauserom for avkobling
- Coworking-områder for samarbeid
Møblene bør være tilpasset hvert område – for eksempel whiteboards i møterom og komfortable sofaer i pauserom.
Tips 4: Fremme kommunikasjon og samarbeid
Samarbeid er avgjørende for suksess. Fleksibel kontordesign bør derfor inkludere moderne kommunikasjonsverktøy:
- Direktemeldinger
- Videokonferanseprogram
- Delte kalendere
- Interaktive skjermer
- Digitale samarbeidsplattformer
Opprett også fysiske samarbeidsområder som idérom for å oppmuntre til dialog.
Tips 5: Vedlikehold og skap trivsel
Fleksible kontorer krever regelmessig vedlikehold. Innfør regler for orden og renhold, og lag en plan for rengjøring av overflater og utstyr. Inspeksjoner bidrar til å avdekke sikkerhetsrisikoer.
For å skape et trivelig miljø bør interiøret være både funksjonelt og estetisk tiltalende. Ikke glem uteområdet – tilgang til grøntarealer og utemøbler med Wi-Fi forbedrer trivselen og gjør arbeidsplassen mer attraktiv.
