Gjennomføring av varetelling: Avgjørende for alle virksomheter

Å gjennomføre en varetelling er avgjørende for alle virksomheter – både for å oppfylle juridiske krav og for å sikre effektiv lagerkontroll. Enten det er årlig, løpende eller syklisk varetelling, gjør prosessen det mulig å fastslå verdien av varer, identifisere avvik og optimalisere organiseringen av lagerflyt. Med velprøvde metoder, passende verktøy og god forberedelse er det mulig å gjennomføre en pålitelig varetelling samtidig som produktiviteten øker. Oppdag våre tips for en effektiv varetelling – i full samsvar og til fordel for din forretningsvirksomhet.

Forstå ulike typer varetelling

Før du gjennomfører en varetelling, er det viktig å velge en metode som er tilpasset din virksomhet. Hver type varetelling har spesifikke formål og inngår i en overordnet strategi for lagerstyring.

Årlig varetelling: En obligatorisk prosess

Den årlige varetellingen er utvilsomt den vanligste i virksomheter. Den innebærer en fysisk telling av hele lageret på en bestemt regnskapsdato, ofte ved slutten av regnskapsåret. Denne tellingen gjør det mulig å fastslå verdien av varene som finnes på lager – enten det er råvarer, ferdige produkter eller diverse forsyninger.

Styrt av juridiske krav er den obligatorisk for å utarbeide årsregnskap og sikre samsvar med regnskapet. Virksomheter må registrere:

• Innleveranser;
• Utleveranser;
• Anskaffelses- eller produksjonskostnad for hver vare.

Å gjennomføre en årlig varetelling krever grundig planlegging, metodisk telling og ofte støtte fra et forretningssystem for å sikre pålitelighet og sporbarhet.

Syklisk varetelling: Fleksibilitet og regelmessighet

Som et alternativ til tradisjonell årlig varetelling bygger syklisk varetelling på en mer fleksibel metode: å telle et utvalg av lageret med jevne mellomrom gjennom året. Denne metoden reduserer påvirkningen på produksjon eller drift og gir bedre kontroll over avvik.

Gjennom målrettede telleintervaller opprettholder virksomheten god kontroll over inn- og utleveranser og kan raskere rette opp avvik. Perfekt for lagre med konstant vareflyt – syklisk varetelling forbedrer reaksjonsevnen og reduserer risikoen for feil.

Løpende varetelling: Den mest presise metoden

Løpende varetelling bygger på kontinuerlig oppdatering av lageret i forretningssystemet. Hver bevegelse – innlevering, utlevering, retur eller justering – registreres i sanntid, noe som muliggjør umiddelbar lagerverdivurdering.

Denne metoden krever regnskapsmessig nøyaktighet og god beherskelse av digitale verktøy. Den passer spesielt for virksomheter med store volum av ferdige produkter eller råvarer, der presisjon er avgjørende. Ved å automatisere overvåkningen optimaliseres forsyningsstyringen og beslutningstakingen forenkles, særlig når det gjelder innkjøp og produksjon.

Hvordan forberede og gjennomføre en fysisk varetelling på riktig måte?

For at en varetelling skal være pålitelig, må hvert trinn planlegges nøye. Fra planlegging til telling og analyse av avvik – organisering er nøkkelen til en vellykket varetelling.

Forberedelse: Planlegging og verktøy

Før varetellingen starter, må målene defineres:

• Regnskapsavslutning;
• Lagerverdivurdering;
• Oppdatering av data;
• Kvalitetskontroll…

Denne forberedelsen bidrar til å begrense feil, strukturere teamene og unngå uorden på lageret.

Det er viktig å opprette et dedikert telleområde samt rengjøre, organisere og merke varene. Dette letter identifiseringen og reduserer risikoen for forveksling. God håndtering innebærer også å velge riktig utstyr:

• Oppbevaringsbokser;
• Hyllesystemer tilpasset varene;
• Stablere, løfteutstyr og annet løfteverktøy;
• Jekketralle;
• Rullecontainere…

Disse løsningene muliggjør bedre lagerorganisering, sikker tilgang til produkter og reduserte kostnader knyttet til varetellingsfeil.

Telling: Nøyaktighet og metode

Ved fysisk telling er nøyaktighet avgjørende. Det anbefales å danne par bestående av en operatør og en person med regnskapskompetanse eller en veileder, for dobbel kontroll. Bruk av passende hyllesystemer i industrilager gir bedre organisering av varene. Ved å redusere risikoen for forveksling mellom referanser forenkles dette trinnet betydelig.

Inn- og utleveranser må sammenlignes med data i forretningssystemet, og hver lagerpost må kontrolleres manuelt.

Måleenheter må verifiseres, samt produktets tilstand. Avvik må rapporteres umiddelbart:

• Kvantitetsavvik;
• Manglende referanser;
• Skadede produkter…

Analyse av avvik og oppdatering av regnskap

Når den fysiske varetellingen er fullført, må de innsamlede dataene sammenlignes med systemets data. Avvik kan avsløre regnskapsfeil, tap eller håndteringsfeil. En detaljert analyse identifiserer årsakene:

• Manglende sporbarhet;
• Feil registrert anskaffelseskostnad;
• Utilstrekkelig utleveringsprosedyre…

Disse justeringene er avgjørende for å gjøre årsregnskapet pålitelig og optimalisere fremtidig lagerstyring. En godt strukturert varetelling innebærer også å velge en bærekraftig organisering som reduserer usikkerhet og forbedrer lønnsomheten.

Mot optimalisert varetellingsstyring: Verktøy og automatisering

For å gjøre varetellingen mer pålitelig, rask og kostnadseffektiv har automatisering blitt en avgjørende faktor. Effektive verktøy gjør det nå mulig å overvåke hver lagerbevegelse med presisjon.

Bruk av lagerstyringssystem

Bruk av forretningssystem er avgjørende for å mestre hele varetellingsprosessen. Det gjør det mulig å følge innleveranser, utleveranser og varebevegelser i sanntid, samtidig som full sporbarhet sikres. Denne typen løsning beregner automatisk lagerverdi, anskaffelseskostnad eller produksjonskostnad for ferdige produkter, basert på transaksjonshistorikk og definerte regler.

Datacentralisering gir regnskaps- og logistikkteamene et klart bilde av inneværende år. Det forenkler regnskapsavslutning samt utarbeidelse av årsregnskap og oppfyller juridiske krav til regnskap. Det er en verdifull partner for å gjennomføre en korrekt, rask og relevant varetelling.

Automatisering av oppgaver og sikker telling

For å forbedre påliteligheten ved fysisk telling kan teknologier som strekkodelesere, tilkoblede vekter eller digitale nettbrett integreres i varetellingsmetoden. Disse verktøyene reduserer risikoen for inntastingsfeil og akselererer innsamlingen av feltdata.

En strategisk utfordring for forsyningskjeden

Automatisering av verktøy, nøyaktighet ved telling og integrering av effektive forretningssystemer er ikke bare effektivitetsfaktorer – de svarer på langt bredere strategiske utfordringer. Lagerstyring påvirker direkte forsyningskjeden, fra lagringskapasitet til produktdistribusjon.

Dette understrekes av Grégoire Koudrine, Supply Chain Director hos Manutan, som minner oss om viktigheten av å se varetelling som en sentral pilar i virksomhetens logistikk:

«Spørsmålet om lagerstyring, vår lagringskapasitet, stedene hvor vi vil plassere våre lagre for å distribuere våre produkter, er virkelig i sentrum for vår nåværende situasjon og i sentrum for våre utfordringer i dag.»

En pålitelig varetelling er mye mer enn en plikt – det er et strategisk verktøy for å forutse lagertomhet, rasjonalisere innkjøp og styre din forretningsvirksomhet. Modernisert lagerstyring gjør det mulig å vinne i reaksjonsevne og presisjon, og dermed bedre prioritere i en stadig mer krevende logistikkontekst.