Inkjøpsguide: Hvordan velge riktige arkivbokser for dine behov

Bedrifter må lagre sine administrative, skattemessige, regnskapsmessige og kommersielle dokumenter på en sikker og organisert måte. Dette kalles arkivering, og kan vare fra noen måneder til flere tiår. Selv om digitalisering øker, er det fortsatt viktig å bevare fysiske dokumenter av juridiske, strategiske eller organisatoriske grunner. Arkivering handler ikke bare om lagring; dokumentene må også være tilgjengelige ved behov og destrueres når det er nødvendig. Kjøpet av arkivbokser må dekke disse behovene samtidig som bedriftens innkjøpspolicy respekteres, spesielt med hensyn til CSR.

Hvilke oppbevarings- og arkiveringstilbehør trenger bedrifter?

Arkivering av dokumenter som ikke lenger er umiddelbart nyttige, bidrar til å frigjøre plass på kontoret. Oppbevaring og arkivering krever derfor to kategorier av kontorrekvisita: midlertidige oppbevaringsprodukter og arkiveringsprodukter.

Arkivbokser, beholdere og oppbevaringsbokser

Arkivboksen er rektangulær, med en ryggbredde som varierer mellom 5 og 20 cm avhengig av hvor mange dokumenter den kan romme. For ekspanderbare arkivbokser er ryggbredden justerbar etter behov. Ryggen utvides ved å løsne trekkspilldelen og reduseres med en stropp.

Arkivbeholdere, også kalt arkivbokser, brukes til å samle arkivbokser som skyves inn i dem. Arkivbokser gjør det enklere å arkivere på et lagringssted ved å samle store mengder dokumenter. De gir dobbel beskyttelse for innholdet og øker sikkerheten. De brukes også til å sende store mengder arkiver, for eksempel til en tjenesteleverandør.

Arkivbokser og oppbevaringsbokser har indeksområder på én eller flere sider for å identifisere innholdet. Informasjon om dokumentene skrives vanligvis for hånd direkte på boksen. Du kan også bruke digitale verktøy til å skrive ut etiketter med blekkskriver og feste dem på arkivboksene. Midlertidige lapper kan brukes før etikettene festes.

Midlertidige oppbevaringsprodukter

Mange kontorartikler er laget for behandling og sortering av dokumenter i bedrifter. Mapper, lommer, sorteringsmapper og skrivebordsbrett brukes ved overføring av dokumenter til en annen avdeling eller for signering. De plasseres deretter i ringpermer eller hengemapper. Hengemapper plasseres på skinner i et skap eller en skuff og har faner eller identifikasjonsetiketter.

Hvilke kriterier bør du bruke når du velger arkivboks?

Valget av arkivbokser avhenger av ulike faktorer knyttet til dokumentene, lagringsmiljøet og innkjøpsstrategien.

Materiale

Det første utvalgskriteriet gjelder materialet arkivboksen er laget av, som kan være papp eller polypropylenplast. Den største fordelen med polypropylen er at det er fuktbestandig og har god holdbarhet over tid. Det anbefales når arkivområdet kan utsettes for fuktighet eller når dokumentene skal lagres over lang tid.

Pappboksen har fordelen av å være resirkulerbar. De ulike typene papp varierer i styrke, der bølgepapp gir ekstra robusthet. Materialet kan også være brannsikkert for å beskytte arkiver mot brannfare.

Dokumentstørrelse

De vanligste formatene for arkivbokser er A4 og A4+. A4 tilsvarer målene 21×29,7 cm, som er standardformatet for de fleste administrative dokumenter. A4+ er litt større (24×32 cm), og gir plass til skilleark og perforerte plastlommer som brukes i ringpermer.

Når du overfører dokumenter fra en ringperm til en arkivboks, kan du inkludere skilleark og plastlommer for å bevare det eksisterende arkiveringssystemet. Du tar da ut alt innhold fra permen og fester det med plastklips som holder dokumentene samlet.

Noen spesifikke arkivbokser er designet for A3-dokumenter eller til og med tekniske tegninger, plakater, planer osv.

Monteringssystem

Arkivbokser finnes i to monteringsmetoder: manuell eller automatisk. For å ta opp minst mulig plass under transport leveres boksene flate. En monteringsprosedyre gir dem form. For manuell montering må du følge instruksjoner for å brette klaffer i riktig rekkefølge og sette inn fliker.

For automatisk montering holder det med et enkelt grep og trykk på sidene for å forme boksen. Denne enkelheten gjør den automatiske metoden mye raskere, spesielt for personer som ikke er vant til denne typen montering.

Lagringstid

Kvaliteten og holdbarheten til arkivbokser varierer avhengig av hvor lenge dokumentene skal arkiveres – fra seks måneder til tretti år.

Lagringssted

Som nevnt tidligere påvirker lagringsmiljøet valg av materiale. Derfor foretrekkes plast i fuktige omgivelser.

I andre tilfeller er papp det mest brukte materialet, og produksjonsmetoden kan gi det mer eller mindre motstandsdyktige egenskaper.

Type lagring

Når du velger arkivbokser og oppbevaringsbokser, må du ta hensyn til plassen de skal stå i: hyllesystemer, skap, hyller, stabling av arkivbokser osv. Når boksene er lagret, må indeksområdene være synlige og de mest brukte boksene lett tilgjengelige. Hvis dokumentene må konsulteres regelmessig, gjør bokser med grep det enklere å håndtere dem.

Budsjett

For å begrense utgiftene bør du ikke bare vurdere innkjøpsprisen, men også holdbarheten til arkivboksene. I tillegg tilbys enkelte bokser og oppbevaringsbokser i sett til en fordelaktig pris.

CSR

Bedriftens samfunnsansvar omfatter nå også innkjøpspolitikken. Produsenter er klar over dette og tilbyr stadig flere miljøvennlige arkivbokser og oppbevaringsbokser i papp.

En miljøvennlig arkivboks kan være laget av resirkulerbar papp fra gjenvinningsstrømmer. Pappen kan også være FSC- eller PEFC-sertifisert hvis den kommer fra ansvarlig forvaltede skoger. Emballasjens egenskaper bør også vurderes.

Til slutt er produktets opprinnelse viktig for bærekraftige innkjøp, da det påvirker karbonavtrykket knyttet til transport.

Hvordan arkivere effektivt?

Sherazade Toukali, produktsjef i Manutan Group, uttaler:
«De tre hovedmålene med arkivering er som følger:
• Å organisere dataarkivering per avdeling i virksomheten;
• Å overholde regelverk, spesielt GDPR, som begrenser lagringstiden;
• Å organisere arkivene godt for enkel tilgang til etterspurt informasjon.»

For å optimalisere arkiveringen av bedriftens profesjonelle dokumenter, enten de er på papir eller digitale, må du kjenne til de juridiske lagringstidene. Fakturaer, kontrakter, regnskaps- og skattedokumenter har en minimum lagringstid som avhenger av landets lovgivning.

I tillegg reguleres personopplysninger som samles inn av bedrifter av GDPR (General Data Protection Regulation). Denne europeiske forordningen definerer blant annet en maksimal lagringstid for data samt en rett til å endre eller slette data på forespørsel fra de berørte personene.

For å arkivere papirdokumenter riktig, må du velge et egnet lagringssted. Tørre, ventilerte rom som er beskyttet mot lys er å foretrekke.

Manutans nøkkelprodukter innen arkivbokser og oppbevaringsbokser

Skuffemodell for arkivboks gir rask tilgang til dokumentene. Skuffen åpnes enkelt takket være et gripehull. Denne modellen eliminerer behovet for skap eller hyller, ettersom boksene er designet for å stables. De kan plasseres i opptil 5 nivåer med full sikkerhet. Boksen er produsert i Frankrike av resirkulert og resirkulerbar kartong.

Hvit arkivboks er en klassisk modell med 20 cm ryggbredde. Denne bestselgeren er både enkel og funksjonell med sine ulike indeksområder. Produktet er produsert i Frankrike av resirkulert og resirkulerbar kartong og tilbys i sett à 25.

I samme serie tilbyr arkivboksen med lokk dobbel beskyttelse for dokumentene, ettersom den rommer flere arkivbokser. Den har gripehull som gjør håndtering enklere ved flytting. Den har også flere indeksområder og er produsert i Frankrike av resirkulert og resirkulerbar kartong.

Heavy-Duty arkivboks er spesielt robust takket være sin forsterkede struktur. Produktet tåler hyppig håndtering og er holdbart over tid. Den er produsert i Frankrike av FSC-sertifisert bølgepapp. To gripehull på kanten gjør håndtering enklere.

Arkivboks med tilhørende arkivbokser tilbys som et komplett sett, inkludert en arkivboks med lokk og seks bokser med 8 cm ryggbredde. Settet tilbys i kraftfarge, produsert i Frankrike av resirkulert og resirkulerbar kartong.

Automatisk arkivboks kan monteres på et øyeblikk. Den automatiske monteringen gjør at boksen raskt får sin form etter levering i flat format. Den har flere indeksområder og et praktisk gripehull for å ta boksen ut fra en hylle. Modellen er produsert i Frankrike, FSC-sertifisert og laget av resirkulert og resirkulerbar kartong.